办公软件技巧

一、工作簿操作技巧 1.打开固定工作簿：如果您有几个固定的工作簿需要同时打开，可以将它们保存为工作 区。以后只要将工作区打开，Excel 就会打开其中的每个工作簿。保存工作区的方法是：打 开需要同时使用的多个工作簿，按照使用要求调整好窗口大小和位置。再单击 Excel“文件” 菜单下的“保存工作区”命令，输入工作区名称后单击“保存”按钮。打开工作区的方法是：选 择“打开”对话框中的“文件类型”为“工作区”，选中要打开的工作区名称后单击“打开”按钮。 注意：每个工作簿所作的修改必须分别保存，保存工作区并不能保存其中的工作簿。 2.打开多个工作簿：如果您要打开的多个工作簿不固定，可以采用以下方法操作：打开 Excel XP 的“打开”对话框，按住 Ctrl 键逐个选中您要打开的工作簿，最后单击“打开”按钮， 所选工作簿就会被全部打开。 3.Excel 启动工作簿：如果您的工作簿需要随 Excel XP 启动而打开，可以按照以下方法 操作：在“资源管理器”中选中工作簿，单击工具栏中的“复制”按钮。Windows 2000/XP，就 应该打开 C:\Program files\Microsoft office\office\xlstart 文件夹(其中 C 是 Windows 所在盘 符)。用鼠标右键单击右窗格中的空白处，选择快捷菜单中的“粘贴快捷方式”命令，将工作 簿图标放入 xlstart 文件夹。以后只要运行 Excel XP，工作簿就会被打开。如果您要自动打 开多个工作簿，只要将它们保存为工作区，然后将工作区图标放入 xlstart 文件夹即可。 4.多工作簿打印：如果要打印的工作簿较多，通常采用逐个打开的方法打印。如果这些 工作簿位于一个文件夹内， 可以采用下面的方法一次打印： 单击“文件”菜单中的“打开”命令， 按住 Ctrl 键选中需要打印的所有文件。然后单击“打开”对话框中的“工具”下拉按钮，单击其 中的“打印”命令，就可以一次打印多个工作簿了。 5.复制工作簿样式：Excel XP 允许用户将一个工作簿使用的样式复制到其他工作簿，从 而扩大样式的使用范围，其操作步骤是：打开含有待复制样式的源工作簿和目标工作簿。单 击后者“格式”菜单中的“样式”命令打开对话框，再单击“合并”按钮打开“合并样式”对话框。 选中“合并样式来源”对话框中的源工作簿并单击“确定”按钮，源工作簿包含的样式就会复制 到目标工作簿。 6.快速关闭工作簿：如果您打开了多个 Excel XP 工作簿，如果希望不退出 Excel XP 快 速关闭它们，可以按住 Shift 键打开“文件”菜单，可以看到其中出现了“关闭所有文件”命令。 选择该命令以后，Excel XP 会根据打开文件的状态弹出相应的对话框，您