技术与市场 2 0 1 4年第2 l卷第3期

经营与管理

事业单位档案管理工作存在的问题及对策 王桂荣 (漯河市房屋征收办公室，河南漯河 4 6 2 0 0 0 ) 摘要：档案的形成往往是通过国家机关、个人的社会活动以及社会团体等方式产生的，作为原始记录进行保存，便于后期查考时提供参考。通常以图表、文字、声像等各类形式进行记录。档案存在和发展的依据是社会功能和社会使命，在单位及社会发展来看，档案管理发挥着极为重要的作用。 关键词：事业单位；档案管理；存在问题；解决措施 d o i: 1 0 . 3 9 6 9/ j . i s s n . 1 0 0 6— 8 5 5 4 . 2 0 1 4 . 0 3 . 0 8 6

1面临的问题

1 )单位档案管理的“主体”错位。档案的主体明确性是一个单位档案工作的关键。当前不少单位的档案主体观念存在 偏差，影响了单位档案工作水平。不少单位几乎把单位的档案当成了单位档案的全部，即主体，而忽略了单位自身发展所形成的真正确定单位命运的颇有价值的“主体”档案，直接影响单位档案的开发利用和单位的发展。 2 )单位档案管理人员的业务素质与单位的发展需要不相适应。档案工作是一项十分专业的系统工程，档案管理人员不仅要掌握单位档案管理理论，还必须懂得具有本单位生产经营特点的一些工程技术方面的知识。有了较广博的知识面，才能对多方位的工作应对自如。而现行不少单位的档案管理人员兼职的居多，客观上导致对档案知识的学习、掌握不够，其素质不能适应单位档案工作的需要。 3 )档案工作和单位改革未能同步进行。随着市场经济体制的进一步发展完善，单位的各项体制、机制、机构都出现了一定的变革。在整个变革的过程中，由于薄弱的档案管理意识， 单位只对最为直接的经济效益进行关注，对生产经营直接相关 的部门或机构的工作进行重点落实，往往导致文件收集、归档及利用工作出现忽略，根据变革中的人员流动，会有一些技术

( 3 )档案利用价值不高。一方面，由于档案材料的不完善， 不能客观地反映本人的全貌，使得档案的利用价值相对降低。 不重视单位内部的实绩考核，轻视档案记录，人为地造成了人员与其档案的两者分离，这些原因

都不同程度地造成了单位档案利用率的降低。 2加强基层单位档案管理工作的几点思考 1 )认识及责任感深化。首先应对认识进行提升，充分掌握单位档案工作的重要性，将档案管理工作作为日常工作中的一项经常性、基础性的工作进行落实，真正实现有效落实是关键。

对档案管理实行定期研究、分析及检查。其次，应对责任感进行加强。要求档案管理部门将工作中遇到的困难及实际情况 向领导积极反映，使必要的投入得到落实，构建良好的氛围，有效做好承上启下、协调各方以及内外联系的责任。对档案管理人员应经常组织档案法律法规的学习，将档案管理工作的责任感进行明确，进一步提升档案管理工作的自觉性。

2 )强化培训，提高业务素质。一要选准、用好档案管理人员。将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案 管理员的岗位上来，单位及上级部门要从政治上爱护、生活上关心他们，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时，要考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性，稳定档案管理员，确保该队伍的专业性。二要强化档案业务培训。要积极选送档案管理员参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费

资料及文件资料流失的现象发生，在单位改革中，甚至一些档案工作出现挤脱的现象发生。 ( 1 )档案管理缺乏规范。由于对档案重视意识的淡薄，存

在着档案内容不完整，信息材料不全面的不良现象，甚至员工 与档案难以“对号入座”,严重影响单位部门管理工作的开展。 在目前的档案中，大多只有以往形成的姓名、性别、年龄、 民族、参加工作时间、入党入团时间、文化程度、工作经历等简单材料，而对反映本人业绩、动态的材料收集归档不全，致使档案内容不完整，不能客观地反映一个人的全貌。尤其是一些员工的职务升降、工资待遇变动性很大，但其档案材料还是原来的，更不用说有最新反映专业技术人员业绩、能力、职称评聘等方面的材料了。档案形成的内容不完整，导致了档案材料的收集归档不齐全，这就造成了人为的“断档”现象的发生。

上给予保障，提高档案管理员的实际操作技能和业务指导能力。三

要组织观摩学习。采取“请进来、走出去”的办法，一方 面请档案主管部门的领导和业务专家上门指导；另一方面，组织档案管理人员到一些单位参观学习档案管理先进经验和具

体操作技能，以促进单位档案工作健康、有序发展。要形成基层单位与上级单位在档案管理工作中相互协作、和谐发展的格 局，定期或不定期地深入单位检查指导档案工作。发现问题， 要及时通报，督促整改，力促规范。 3结语

档案管理工作是一门具有较强科学性且内容丰富的系统工作。只有通过实践的方式健全档案管理机制，有效提升档案

( 2 )档案管理队伍削弱。由于受到传统观念的制约，对档案管理的认识及重视程度不足。专业档案管理人员的工作无 法正常发挥，出现一岗多职的现象，导致档案工作无法兼顾。 还有一些档案人员经常出现更换，由于业务素质较低，导致对档案工作无法胜任。随着现阶段城市建设的逐渐加快，使得各类档案也逐渐增加，使得档案难度逐渐提升，造成档案管理无法有序进行。

管理人员自身的整体素质，使得档案管理模式得到有效创新， 才能实现档案管理事业的顺利展开。 参考文献： [ 1] 张红梅.浅谈档案现代化管理[ J] .档案管理， 2 0 1 1 ( 5 ) . [ 2] 林红棉.我国机关档案管理模式改革研究[ D] .南宁：广 西民族大学， 2 0 1 1 .

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